L’inventaire est une procédure de gestion des comptes qui permet de comptabiliser le nombre exact de marchandise et/ou de produits finis dans un magasin ou un entrepôt à un moment défini. Il a deux utilités : l’une est légale puisque le Code du commerce oblige tout commerçant à en faire un au moins une fois par an, et la seconde est organisationnelle.
En effet, l’inventaire permet de constater s’il y a des différences entre les quantités de produits indiquées dans le logiciel de gestion et celles réellement présentes en point de vente. Voici 5 étapes clés qui feront de votre inventaire un succès.
1) Trouvez le bon moment
On réalise l’inventaire alors que le point de vente est clos. Pour trouver le bon moment, il est judicieux d’étudier les pics de fréquentation.
En fonction de ceux-ci, vous pourrez choisir les moments de faible fréquentation pour réaliser cette opération, le but étant de ne pas impacter trop négativement le chiffre d’affaires.
Il convient également de le réaliser peu de temps avant la clôture de l’exercice fiscal.
2) Choisissez le type d’inventaire approprié
Voici les deux principales méthodes d’inventaire :
- L’inventaire tournant :
Également appelé « inventaire intermittent », cette méthode implique de l’effectuer plusieurs fois par an, avant la clôture de l’exercice. L’inventaire tournant convient aux entreprises ayant plusieurs références de produits, plusieurs emplacements et/ou types de stockage. On peut le réaliser selon le type de produits ou selon les lieux de stockage par exemple.
- L’inventaire permanent
Cette méthode est recommandée si vous n’avez pas beaucoup de produits ou références sur votre point de vente. Il s’effectue une fois par an, durant un moment de fermeture du point de vente. Cela évite des mouvements de stocks qui viendraient fausser les chiffres.
3) Se préparer en amont
D’abord, il faut Motiver vos troupes ! Votre première ressource dans cette opération sera l’humain.
Qu’il s’agisse d’intérimaires, d’une entreprise spécialisée contactée en tant que prestataire ou de vos salariés, souvenez-vous que l’exercice n’est pas facile et que toute motivation (offrir les croissants par exemple…) est bonne pour le moral et donc pour l’efficacité. Pensez à :
- Ranger les lieux de stockage
- Identifiez les produits détériorés que vous retirerez des produits à compter
- Proposez du matériel adéquat (scanner ou feuilles de comptage par exemple)
4) Organiser le comptage
Voici enfin venu le moment du comptage. Pensez aux points suivants :
- Remettre à chaque participant les procédures d’inventaire
- Remettre à chacun une feuille d’inventaire (celle-ci peut être éditée depuis un logiciel de gestion commerciale si vous en avez un)
- Répartissez les inventoristes en plusieurs groupes auxquels vous affecterez chacun une zone de travail pour commencer.
Si vous n’avez pas de logiciel, vous pouvez utiliser Excel pour établir des feuilles de comptage. Elle comporte généralement deux colonnes : une première indiquant le prix répertorié dans les stocks et la seconde étant vierge pour y reporter les prix et quantités des articles disponibles en magasins et stock.
5) Régularisation des stocks
Une fois le comptage terminé, vous n’avez plus qu’à saisir la régularisation entre les quantités initialement saisies dans l’outil de gestion et les quantités réellement disponibles en magasin.
Si vous avez un logiciel de gestion, ce dernier réalisera un mouvement d’inventaire, c’est-à-dire qu’il retirera les anciennes quantités de stocks et les remplacera par les nouvelles. Notez que l’inventaire est d’autant plus important qu’il met en lumière la démarque, c’est-à-dire, un ensemble d’anomalies sur les produits et services finis.
Pour finir, souvenez-vous que l’inventaire a un impact non négligeable sur la comptabilité de votre entreprise.
