Norme NF525, quésaco ?

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Avez-vous enfin décidé d’équiper votre point de vente d’une caisse enregistreuse moderne ? Bonne nouvelle, cet article vous est adressé. En effet, nous parlerons d’une norme obligatoire en la matière : NF525. Pour dissuader définitivement les fraudeurs, le gouvernement a adopté une loi entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Celle-ci stipule que toute personne assujettie à la TVA, personne physique ou moral, de droit privé ou public, qui font usage d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse, doivent se soumettre aux dispositions de l’article 88 de la loi dite « anti-fraude à la TVA »

Origine et objectif de la norme NF 

NF est une marque de certification délivrée par l’AFNOR (Association Française de Normalisation). Ce certificat est un gage de sécurité, de qualité et de confiance. Il est le fruit d’une coopération entre INFOCERT (une filiale de l’AFNOR), la Direction Générale des Finances Publiques et d’autres acteurs du secteur.

Pour être certifié NF, le logiciel doit répondre à des exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

L’objectif est d’éviter que les informations nécessaires à la déclaration de TVA ne soient dissimulées et de garantir le suivi de tous les encaissements. Grâce à cette norme, les éditeurs peuvent proposer des solutions qui permettent de justifier auprès de l’administration fiscale, la fiabilité des informations enregistrées et leur intégrité par un système certifié et reconnu.

Quelles sont les caractéristiques des produits certifiés NF525

Les produits certifiés NF525 doivent répondre aux exigences suivantes :Enregistrement sécurisé des données lors de l’encaissement

Signature électronique des pièces justificatives

Impression de la signature et du numéro de certificat sur le reçu

– Création du journal des événements techniques

Archivage et stockage des données de collecte

– Absence de fonctions occultant les données

Les types de caisses concernées 

La norme NF 525 s’applique à trois catégories de caisses :

Système d’encaissement logiciel : C’est un système de caisse qui enregistre, sécurise et archive toutes les données de paiement en temps réel, directement dans le système. C’est le système que la plupart des commerçants utilisent.

– Système d’encaissement logiciel : C’est un système de caisse qui enregistre, sécurise et archive toutes les données de paiement en temps réel, directement dans le système. C’est le système que la plupart des commerçants utilisent.

Système d’encaissement logiciel : C’est un système de caisse qui enregistre, sécurise et archive toutes les données de paiement en temps réel, directement dans le système. C’est le système que la plupart des commerçants utilisent.

Pour chaque catégorie, l’audit portera sur :

La qualité des produits concernant la documentation, les tests et validations ainsi que les fonctionnalités

Le maintien de la conformité par le fabricant ou l’éditeur tout au long de la vie des systèmes et de leur évolution   

La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion, aux systèmes de caisse et la sécurité offerte par ces produits

Attester de la conformité de sa caisse 

En cas d’audit, pour démontrer la conformité de la caisse avec les règles citées dans l’article 88 de la loi sur « la lutte contre la fraude », il suffit de présenter un certificat délivré par un organisme de certification agréé.

Les commerçants peuvent également fournir une attestation émanant d’une société tierce (par exemple un intégrateur informatique) ou émettre le certificat eux-mêmes. C’est ce qu’on appelle l’auto-certification. Elle est autorisée à la condition que la société exerce des activités de développement de solutions informatiques, notamment de logiciels de caisse enregistreuse.

Une certification limitée dans le temps

Pour se conformer aux obligations légales, les commerçants utilisant des caisses enregistreuses certifiées NF525 doivent garder en tête que ce certificat de leur éditeur de logiciel n’est pas permanent. Chaque année, Ils doivent s’assurer que leur éditeur de logiciel renouvelle sa certification. Les commerçants peuvent s’en informer de deux façons. Ils peuvent le demander à leur éditeur de logiciel ou encore vérifier l’information sur le site web de l’Acedise (Association des Constructeurs, Éditeurs, Distributeurs, Installateurs de Systèmes d’encaissement).

Pour conclure, on peut dire le législateur a mis en place un ensemble de règles qui lui permettent de venir à bout de la fraude fiscale dont le manque à gagner se compte en milliards d’euros. Ces mesures suffiront-elles à inverser la tendance ?

Une amende de 7500 € par logiciels ou système non certifié, est-ce suffisant pour pousser les commerçants à avoir recours à un système ou une caisse homologuée ?

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