Les entreprises, quelle que soit leur forme juridique, étant soumises à des contrôles fiscaux, il est important de conserver des traces écrites de toutes les opérations effectuées.
Que vous ayez le projet de créer une entreprise commerçante ou que vous soyez déjà installés, nous listons pour vous les documents indispensables pour votre entreprise.
Les trois principales catégories de documents comptables
Livres comptables
Les livres comptables font partie du système comptable et ont pour but de lister chaque opération de façon chronologique. Ils permettent aux dirigeants de mieux appréhender la rentabilité et l’état du patrimoine de l’entreprise.
Comptes annuels
Ils font état de la situation financière de l’entreprise à la fin de chaque exercice comptable.
En plus d’être utile pour l’entreprise elle-même ils sont utiles aux partenaires et à l’administration fiscale. Ils accompagnent d’ailleurs la feuille de déclaration d’impôt de l’entreprise.
Pièces justificatives
Elles prouvent que les transactions indiquées sur les comptes de l’entreprise ont bel et bien eu lieu.
Certaines entreprises doivent produire des documents supplémentaires en raison du nombre de salarié ou du volume d’affaires.
Les documents comptables indispensables
- Le livre-journal
Le livre-journal énumère les opérations comptables en indiquant les comptes à débiter et ceux à créditer, avec une brève description de l’opération. Il est régi par l’article R123-174
On peut y saisir les écritures sur différents journaux en fonction de leur nature :
- Journal des achats
- Journal des ventes
- Journal de banques
- Journal des opérations diverses
- Le grand-livre
Ce document obligatoire regroupe toutes les opérations de la comptabilité de l’entreprise. Il permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations de même nature effectuées par la société. Il reprend les informations données par le livre-journal et celles des journaux auxiliaires.
- Le livre d’inventaire
Depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Il listait de tous les éléments passifs et actifs, précisant également pour chacun la valeur ainsi que la quantité. Cela dit, certaines sociétés continuent de le produire parce qu’il facilite les formalités liées à la clôture de compte.
- Les comptes annuels
Les comptes annuels peuvent être établis en fin d’exercice grâce au contenu des livres comptables. Seules les entreprises sous le régime de la microentreprise en sont exemptées. Les comptes annuels sont composés de 3 éléments :
Le compte de résultat
Il reprend tous les produits et charges de l’exercice.
Le bilan
C’est une photographie du patrimoine de l’entreprise. Il décrit les éléments d’actifs et de passifs à la clôture de l’exercice.
Les actifs sont :
- Les immobilisations
- Les stocks de marchandise
- Les créances
- L’état de la trésorerie
Le passif du bilan on retrouve :
- Les capitaux propres
- Les dettes financières
- Les dettes dues aux fournisseurs ou aux associés
Les informations à indiquer dans le bilan sont disponibles dans les articles R123-182 à R123-190. Celles relatives au compte de résultat dans les articles R123-192 à R123-193
L’annexe comptable
Les annexes apportent des compléments d’informations sur le compte de résultat ou au bilan.
Pour les SARL ou SA en nom collectif ou en commandite par exemple, on demandera les documents additionnels suivants :
- Rapport des commissaires au compte
- Rapport de gestion
- Rapport du conseil de surveillance pour les SA à directoire
- Une proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée, ainsi que la résolution votée à ce titre accompagnée d’une copie de la délibération de l’assemblée.
Les comptes et rapports annuels doivent être mentionnés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciale auprès du tribunal du commerce dont dépend l’entreprise.
Et pour finir, rappelez-vous qu’il faut conserver tous ces documents pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
